Kwaliteit externe audit
Zelfevaluatie en externe audits
Kwaliteitsvolle officinale praktijken
Sinds de invoering van de kwaliteitswet (KB van 20 juli 2023) beschikt ons land over een wettelijk kader om de kwaliteit en de veiligheid van de dienstverlening door alle beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg, met inbegrip van de apothekers, te waarborgen.
Deze kwaliteitswet betreft een stelsel van autocontrole binnen voor het publiek opengestelde apotheken en bestaat uit twee facetten:
- Zelfevaluatie of interne audit
Op jaarbasis dient de apotheker-titularis controles uit te voeren a.d.h.v. de zelfevaluatievragenlijsten beschikbaar in het speciaal daarvoor ontwikkelde deel van het kwaliteitshandboek.
- Externe audit
Elke apotheek dient zich om de vier jaar te laten onderwerpen aan een externe audit, met als doel een externe analyse te maken van de opvolging van de aanbevelingen en voorschriften van de Gids voor goede officinale praktijken. Dit om de apotheek en zijn team te sensibiliseren voor verbeterpunten en hieraan een verbetertermijn te koppelen.
(Na het verschijnen van het KB zal de apotheek 5 jaar de tijd krijgen om zich hiermee in regel te stellen)
Wat is een externe audit? Wat kan ik als apotheker verwachten?
Het doel van de externe audit is om, in een momentopname, de organisatie en het functioneren van jouw apotheek te evalueren. Deze evaluatie is een verplichting, en zal elke 4 jaar hernieuwd moeten worden.
Het rapport van de externe audit dient samen met een kopie van de twee verklaringen (vertrouwelijkheidsverklaring en belangenconflict) bewaard te worden in het kwaliteitshandboek van de apotheek. Het moet ter beschikking gehouden worden van het apotheekteam, dit tot de volgende externe audit en ten minste gedurende vijf jaar. De auditeur zal in samenspraak met de apotheker titularis een actieplan opmaken om jou hierbij te begeleiden.
Een overzicht van alle aangebrachte verbeteringen die werden geïmplementeerd naar aanleiding van de externe audit dient eveneens bewaard te worden in het kwaliteitshandboek door de apotheker-titularis.
Hoe verloopt zo’n audit in de praktijk?
Een team auditeurs werd opgeleid door APB en staat klaar om de kwaliteit in jouw apotheek te beoordelen. De audit neemt ongeveer 4 uur in beslag en vindt plaats in de officina. Er wordt verwacht dat jij, als kwaliteitsverantwoordelijke, gedurende die periode ook beschikbaar bent, je plant dit dus best in op een rustiger moment in de apotheek. Verder heb je toegang nodig tot het internet, je apotheeksoftware en je kwaliteitshandboek.
Aan de hand van een gestructureerde bevraging biedt de audit de mogelijkheid om 20 essentiële punten voor kwaliteitsvol werken in de apotheek onder de loep te nemen. Deze 20 punten behandelen 3 grote thema’s: Logistiek, farmaceutische zorg, en interne en externe communicatie.
| Persoonlijke inschatting/evaluatie van de apotheker voor elk van de 20 thema's. 'Op een schaal van 1 tot 10 geef ik mezelf...' |
tussen 10 en 8 |
tussen 7 en 5 |
< 5 |
|
De auditeur zal tijdens het gesprek ruim de tijd nemen om jouw apotheek, en -team te leren kennen. Probeer van dit moment gebruik te maken om openhartig te communiceren met uw auditeur. Zo zal je het meeste voordeel halen uit de audit zelf. De auditeur is gebonden aan het beroepsgeheim en zal alle gesprekken vertrouwelijk behandelen.
Voor elk te evalueren punt is een ideale situatie uitgeschreven. Op basis van jouw gesprek met de auditeur en zijn bevindingen zal een score worden toegekend die kan variëren van ‘groen’ tot ‘rood’, waarbij groen de ideale situatie evenaart. Het algehele doel is om werkpunten vast te stellen, die de kwaliteit in uw apotheek nog kunnen verbeteren.
Na afloop bezorgt de auditeur je een auditrapport, en zal deze in samenspraak met jou en je team een aantal actiepunten bepalen waar jullie dan verder mee aan de slag kunnen. Je bewaart het rapport en actieplan met de daaruit volgende verbeteringen best in het kwaliteitshandboek van de apotheek.
Je hoeft de audit niet te zien als een controlemoment, maar als een ondersteuning. Het auditrapport zelf dient in de apotheek bewaard te blijven gedurende 5 jaar, en kan enkel op vraag van de farmaceutisch inspecteur opgevraagd worden.
Hoe kom ik in contact met een auditeur?
Alle erkende APB-auditeurs kan je terugvinden via deze geografische kaart of de link hieronder.
Je neemt zelf contact op met een gewenste auditeur om een afspraak te maken.
Opgelet: De auditeur mag geen belangenconflict hebben met jouw apotheek. Hou hiermee rekening in je keuze. Uiteraard zullen de auditeurs hier zelf ook over waken.
Voorwaarden belangenconflict:
- Op familiaal vlak: gehuwd, feitelijk of wettelijk samenwonend zijn met, hetzij bloed- of aanverwant tot de tweede graad zijn van de houder van de uitbatingsvergunning of van de apotheker-titularis of één van de personeelsleden van de apotheek;
- Op commercieel vlak: de laatste twee jaar werknemer, zelfstandig vervanger, bestuurder of aandeelhouder zijn geweest van de apotheek of van een andere apotheek die toebehoort aan de houder van de uitbatingsvergunning van de geauditeerde apotheek.
